Bestaande klanten wil je houden, toch? Je gemaakte factuur moet daarom een goede indruk achterlaten. Een factuur met een duidelijke en overzichtelijke opmaak helpt daarbij. Een bedrijfslogo en naam zorgen voor herkenbaarheid. Correcte factuurgegevens en een consistente lay-out tonen dat je een professional bent.
"}},{"componentType":"accordion","accordionList":[{"title":"Wat is een factuur?","richBody":{"value":"Een factuur is een rekening voor de levering van goederen en diensten. Een factuur stuur je naar andere ondernemers, organisaties of instellingen. In sommige gevallen ook naar je particuliere klanten. Je stuurt facturen (verkoopfactuur), maar ontvangt ook facturen als je spullen voor je bedrijf koopt (inkoopfactuur).
Facturen zijn meer dan een oproep tot betaling. Ze geven je inzicht in de omzet en kosten van je bedrijf. Ook voor onder meer de btw-aangifte zijn ze belangrijk. Een factuur maken is daarom meer dan een kassabon uitdraaien. Het moet ook voor de Belastingdienst aan specifieke regels voldoen.
"}},{"title":"Wanneer stuur ik een factuur?","richBody":{"value":"Als ondernemer ben je meestal verplicht om klanten een factuur te sturen. Dat is vrijwel altijd het geval als jouw klant een rechtspersoon is, een ander bedrijf, een vereniging of een stichting. Bij particuliere klanten ben je meestal niet verplicht om te factureren.
Bedrijven die wel verplicht zijn om te factureren aan particuliere klanten:
In veel boekhoudprogramma’s met bankkoppeling vind je vaste opmaakprofielen. Geen boekhoudpakket? Gebruik dan deze handige pdf’s om een factuur te maken:
"},"textLinks":[{"url":"https://assets.ing.com/m/3418d47d793a8b9b/original/Voorbeeld-factuur-zakelijk.pdf","text":"Bekijk voorbeeld factuur (pdf)"},{"url":"https://www.kvk.nl/download/StartersmagazineHoeZietJeFactuurEruit_tcm109-453020.pdf","text":"Bekijk voorbeeld factuur met toelichting (pdf)"}]}]},{"componentType":"sectionTitle","title":"Stap 1: Zorg dat je factuur aan de wettelijke eisen voldoet"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"Goed factureren is wettelijk verplicht. De Belastingdienst stelt wettelijke eisen aan een factuur. Check bij de Belastingdienst onder welk regime van facturatie je valt. Voor sommige branches en situaties gelden namelijk aangepaste regels voor facturatie.
"}},{"componentType":"accordion","accordionList":[{"title":"Wat moet er standaard op een factuur staan?","richBody":{"value":"De btw (of: omzetbelasting) is een belangrijk element op je factuur. De omzetbelasting bedraagt 21%, 9% of in uitzonderingsgevallen 0%. Klanten betalen de btw aan jou als onderdeel van het factuurbedrag. Elk kwartaal draag je die ontvangen btw weer af via de btw-aangifte.
Werk je in de journalistiek, zorg of het onderwijs? Dan ben je waarschijnlijk vrijgesteld van btw-heffing. De overheid wil activiteiten of sectoren met een maatschappelijk nut niet te zwaar belasten. Verder gelden er aangepaste regels voor het leveren van goederen en diensten en ondernemers in taxivervoer, horeca of openbaar vervoer.
Ook is er de kleineondernemersregeling (KOR), waarvoor je je kan aanmelden als je in een jaar minder dan € 20.000 euro (exclusief btw) aan omzet draait. Je bent dan vrijgesteld van de btw-verplichting.
"}},{"title":"Vereenvoudigde facturering bij lage bedragen","richBody":{"value":"Voor kleine bedragen (minder dan € 100 inclusief btw) mag je een eenvoudige factuur maken.
Ook bij een factuur die de originele factuur corrigeert, met bijvoorbeeld een korting, hoef je niet alles uit de kast te trekken. Dit heet een creditfactuur.
Een zogeheten pro forma factuur hoeft eveneens niet volgens strikte regeltjes. Dit is een factuur die je vóór daadwerkelijke levering stuurt om de klant te informeren over de aanstaande officiële factuur.
Een eenvoudige factuur bevat het volgende:
Op elke factuur moet je KvK-nummer staan. Een factuur zonder KvK-nummer is niet geldig. Toch kan het voorkomen dat je geen KvK-nummer hebt. In sommige gevallen is freelancen zonder registratie bij de Kamer van Koophandel ook mogelijk. Je kunt dan wel aan de slag als je een btw-identificatienummer aanvraagt bij de Belastingdienst. Dit is alleen mogelijk als je niet teveel met de freelanceklussen verdient.
"}}]},{"componentType":"sectionTitle","title":"Stap 2: Maak een factuur die je klanten snel betalen"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"Door een duidelijke factuur te maken, help je je klanten om snel te betalen. Dat begint al vóórdat je de factuur stuurt, met een offerte en inzichtelijke algemene voorwaarden. Dit verkleint de kans op misverstanden wanneer je factureert.
Een snelle betaling voorkomt dat je een betalingsherinnering moet sturen of een duur incassotraject ingaat.
"}},{"componentType":"accordion","accordionList":[{"title":"Versnel de betaling met een betaalverzoek in je digitale factuur","richBody":{"value":"Wist je dat je met een betaalverzoek de kans op een snelle betaling verhoogt? Klanten betalen tot 3 keer sneller. Daarbij maak je het gemakkelijker om te betalen en verlaag je het risico op foute overboekingen. Je stuurt simpelweg een link mee met de factuur, die je klant in een paar klikken kan betalen.
Betalingsvoorwaarden opnemen in je factuur? Dat is niet verplicht, maar wel slim. Verwijs daarvoor naar de voorwaarden, die je eerder bij de offerte hebt gestuurd of die op je website staan.
Maak concreet binnen hoeveel dagen de klant moet betalen. Doe je dat niet? Dan geldt de wettelijke maximale betalingstermijn van 30 dagen (grote ondernemingen) of zelfs 60 dagen.
"}}]},{"componentType":"sectionTitle","title":"Stap 3: Wacht niet te lang met het sturen van facturen"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"Volgens de Belastingdienst mag je een factuur niet later versturen dan de 15de dag van de maand na de maand van levering. Als je bijvoorbeeld een opdracht op 7 juli hebt afgerond, dan moet je factuur dus voor 15 augustus de deur uit. Doe je het toch later? Dan moet je binnen het factuurstelsel de btw aangeven in het tijdvak waarin je de factuur had moeten sturen.
"}},{"componentType":"accordion","accordionList":[{"title":"Factuur gemaakt, maar niet betaald?","richBody":{"value":"Je kan een factuur nog zo slim en correct opstellen, de betaling kan toch uitblijven. In dat geval stuur je na enkele dagen een vriendelijke betalingsherinnering. Neem in die betalingsherinnering alle informatie mee die je klant nodig heeft om alsnog te betalen. Een betaalverzoek zal de betaling doorgaans versnellen.
Blijft betaling opnieuw uit? Dan kom je in een officieel traject. Dat begint met het sturen van een aanmaning. Daarna kan je een incassotraject starten. Voor de hoge juridische kosten kan je verzekeren met een rechtsbijstandsverzekering voor bedrijven.
"}}]},{"componentType":"sectionTitle","title":"Stap 4: Voorkom fouten als je een factuur maakt"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"Staat alles goed op de factuur? Met name een uniek factuurnummer is erg belangrijk, waarbij de facturen opeenvolgend genummerd zijn. De Belastingdienst wil facturen eenvoudig kunnen herkennen bij een controle.
"}},{"componentType":"accordion","accordionList":[{"title":"5 fouten en mogelijke nadelige gevolgen","richBody":{"value":"Papieren facturen mogen nog, maar kies liever voor online factureren met een digitale factuur (een e-mail met pdf). Dat is fijner administreren en je kan een betaallink toevoegen.
Een elektronische of e-factuur gaat een stap verder. Je stuurt dan een digitale factuur vanuit een geautomatiseerd administratiesysteem naar het systeem van je klant. Dat is veilig en de factuur wordt automatisch verwerkt. Dat vergemakkelijkt je administratie aanzienlijk. Lever je aan de rijksoverheid? Dan is e-facturatie verplicht.
Tip: Kies een online boekhoudpakket met bankkoppeling dat je aan je zakelijke rekening kan koppelen.
"}},{"componentType":"accordion","accordionList":[{"title":"E-factuur, hoe werkt dat?","richBody":{"value":"Een e-factuur of een elektronische factuur wordt vanuit een geautomatiseerd administratiesysteem verstuurd. Je factuur wordt altijd via een beveiligde server verzonden en altijd goed ontvangen. Op een e-factuur staan de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met een eigen codering. Daardoor is het mogelijk een e-factuur automatisch te verwerken in je administratie met een online boekhoudpakket. Kies bij voorkeur voor een online boekhoudpakket dat aan je betalingsrekening is gekoppeld.
"}},{"title":"Facturen maken én bewaren","richBody":{"value":"Als ondernemer bewaar je de facturen die je ontvangt en stuurt 7 jaar, een vastgoedfactuur hoor je zelfs 10 jaar te bewaren. De Belastingdienst kan er bij een controle om vragen! Van papieren facturen mag je ook een digitaal bewijs maken.
Belangrijk: Ga voorzichtig om met de persoonlijke gegevens op facturen. In de privacy-verordening AVG lees je hoe je dat doet.
"}}]},{"componentType":"sectionTitle","title":"Belangrijk: bij buitenlandse handel gelden andere facturatieregels"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"Exporteer je naar andere EU-landen? Dan heet dat een intracommunautaire levering. Deze levering is aan ondernemers onbelast (0% btw). Er gelden afwijkende regels voor facturatie.
Onder beide regelingen gelden de Nederlandse regels voor factureren, maar hoef je voor de btw geen factuur te maken. Gebruik je deze regelingen niet? Dan gelden de lokale factureringsregels in het buitenland.
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"Veelgestelde vragen over factuur maken"},{"componentType":"accordion","accordionList":[{"title":"Wat houdt factureren in?","richBody":{"value":"Factureren is het maken en sturen van rekeningen. Als ondernemer stuur je rekeningen, maar krijg je ze natuurlijk ook, van andere ondernemers. Samen zijn deze facturen een belangrijke basis voor de administratie van je bedrijf. Ze geven je een overzicht van je inkomsten en uitgaven.
"}},{"title":"Wie moet factureren?","richBody":{"value":"Ondernemers zijn meestal verplicht om na het leveren van diensten of goederen een factuur te sturen naar de klant. Dat is vrijwel altijd het geval als de klant een rechtspersoon is, een ander bedrijf, een vereniging of een stichting is.
"}},{"title":"Hoe werkt factureren zzp?","richBody":{"value":"Ook als zzp'er dien je facturen te sturen. Deze facturen moeten aan de wettelijke regels van de Belastingdienst voldoen. Wil jij meer tips over administratie voor zzp'ers zoals zzp facturen? Kijk dan eens op: zzp-administratie: Zo zet je eenvoudig je boekhouding op.
"}},{"title":"Hoeveel mag je belastingvrij factureren?","richBody":{"value":"Je kunt vrijstelling van de btw-verplichting aanvragen. Dit heet de kleineondernemersregeling of KOR-regeling. Je komt hiervoor in aanmerking als je in een jaar minder dan € 20.000 (exclusief btw) aan omzet draait en je bedrijf in Nederland gevestigd is.
"}}]},{"componentType":"linkList","iconTitle":{"icon":{"transformBaseUrl":"https://assets.ing.com/transform/e2274273-96dc-48a1-9c2c-17f9311aed5e/Feedback-Light_Bulb_Outline","type":"image","width":32,"altTextNL":"\"\"","original":"https://assets.ing.com/m/6c2465a2e1603f5f/original/Feedback-Light_Bulb_Outline.svg","extension":"svg"},"title":"Interessant voor jou"},"textLinks":[{"url":"/zakelijk/betalen/zakelijke-rekening","text":"Word zakelijke klant bij ING"},{"url":"/zakelijk/administratie/btw-aangifte-zzp","text":"Btw-aangifte zzp: zo doe je dat"},{"url":"/zakelijk/administratie/omzetbelasting-zzp","text":"Hulp bij omzetbelasting zzp"},{"url":"/zakelijk/eigen-bedrijf-starten/betalingsherinnering","text":"Tips voor een goede betalingsherinnering"},{"url":"/zakelijk/digitaal-bankieren/eenvoudig-boekhouden","text":"Eenvoudig boekhouden"},{"url":"/zakelijk/verzekeren","text":"Bescherm je bedrijf met bedrijfsverzekeringen"}]}]}}}