Zet in een betalingsherinnering alle info die je klant nodig heeft om snel te kunnen betalen. Denk aan het factuurnummer, het factuurbedrag, je zakelijke rekeningnummer, een nieuwe betalingstermijn en de oorspronkelijke factuur.
Gaat het om een belangrijke klant? Bel vooral even, wel zo vriendelijk. Je taalgebruik stem je af op de relatie die je hebt met de klant. Het kan informeel, maar ook formeler. Blijf altijd vriendelijk. Hieronder vind je 2 voorbeelden van teksten:
"}},{"componentType":"accordion","accordionList":[{"title":"Voorbeeld 1: betalingsherinnering via mail","richBody":{"value":"Beste [voornaam]
Uit mijn gegevens blijkt dat je de factuur [factuurnummer] van [datum] nog niet hebt betaald. Ik stel het zeer op prijs als je deze alsnog binnen een week kunt betalen. De oorspronkelijke factuur vind je in deze mail. Heb je al betaald? Negeer deze mail dan alsjeblieft.
Hartelijke groet,
[naam]
Geachte [aanhef + achternaam]
De factuur [factuurnummer] die ik u op [datum] stuurde, is nog niet betaald. De wettelijke betalingstermijn van 30 dagen is inmiddels verstreken.
Mag ik u verzoeken om binnen 7 dagen het openstaande bedrag alsnog over te maken? Dit kan naar rekeningnummer [IBAN-nummer] ten name van [bedrijfsnaam], onder vermelding van het factuurnummer. Ik sluit de oorspronkelijke factuur bij.
Met vriendelijke groet,
[naam]
Wat is een redelijke betalingstermijn? Tussen bedrijven onderling geldt er een wettelijke betaaltermijn van 30 dagen, maar je kunt tot maximaal 60 dagen afspreken. De overheid betaalt binnen 30 dagen. Voor particuliere klanten staat er wettelijk niets vast. Wel moet de termijn ‘redelijk’ zijn. Veel bedrijven gaan uit van 2 weken. De betalingstermijn gaat in op het moment dat de klant jouw factuur ontvangt. Vergeet niet om de betalingstermijn op de factuur te zetten!
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"Een slim betaalverzoek vergroot de kans dat je klant betaalt, ook met je betalingsherinnering"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"De beste manier om te zorgen dat je klanten betalen? Maak het ze zo gemakkelijk mogelijk. Dan hoef je bijna nooit een betalingsherinnering te sturen.
"}},{"componentType":"applicationProcess","body":"Met een direct betaalverzoek verhoog je de kans op snelle betaling. Je stuurt een link mee met de factuur en je klant kan met een paar klikken betalen. Stuur ook een directe betaallink in een betalingsherinnering. Het is heel gemakkelijk bij ING: ","steps":{"title":"Zo maak je een betaalverzoek aan","stepList":[{"title":"Stap 1:","body":"Ga in Mijn ING Zakelijk naar Betaalverzoek. Vul het bedrag en omschrijving in. Je kunt het verzoek delen via de e-mail of de link kopiëren. De betaallink is 30 dagen geldig. Je kunt ook een QR-code aanmaken en die met je klant delen."},{"title":"Stap 2:","body":"Je stuurt de link of QR-code met factuur naar de klant. De begeleidende tekst is hetzelfde als die bij het versturen van een factuur of een betalingsherinnering."},{"title":"Stap 3:","body":"De klant ontvangt de mail en klikt, kiest zijn bank en kan direct betalen. In Mijn ING Zakelijk zie je een overzicht van uitstaande betalingsverzoeken en hun betalingsstatus."}]}},{"componentType":"paragraph","title":"De voordelen van een betaalverzoek bij ING:","richBody":{"value":"
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"Wat als je klant niet betaalt na je betalingsherinnering?"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"
Is je klant een particulier, dan ben je altijd verplicht eerst een kosteloze betalingsherinnering te sturen. Als de klant een bedrijf is, is dat niet verplicht – maar wel aan te raden. Betaalt de klant ook na de reactietermijn in je herinnering niet, dan stuur je een officiële aanmaning. Hieronder lees je alle stappen van een betalingstraject:
Een aanmaning is een formele brief. Je verwijst daarin naar de oorspronkelijke factuur, eventuele telefoongesprekken en de eerdere betalingsherinnering. Het is verstandig om de brief aangetekend met ontvangstbevestiging te versturen. Je noemt een nieuwe betalingstermijn - denk aan 7, 10 of 14 dagen. Je maakt bovendien duidelijk dat bij niet-betaling de klant incassokosten en juridische stappen kan verwachten.
Je mag wettelijke rente in rekening brengen na het verlopen van de betalingstermijn. Dat kun je al berekenen vanaf de eerste betalingstermijn. Wil je een goede relatie met je klant houden, dan kun je beter de termijn in de aanmaning aanhouden. Heb je een goede relatie met je klant of is die erg belangrijk voor je bedrijf? Stuur dan na een eerste ook een tweede aanmaning, voordat je verdere stappen neemt.
"}},{"componentType":"paragraph","title":"Pas na de aanmaning mag je een incassobureau inhuren","richBody":{"value":"Pas na een aanmaning en het verlopen van de daarin genoemde betalingstermijn mag je een incassobureau inschakelen. Een incassobureau neemt de communicatie met de klant over en probeert de betaling te regelen. Zo’n bureau heeft veel ervaring met het innen van schulden.
"}},{"componentType":"paragraph","title":"Kosten incassobureau","richBody":{"value":"Een incassobureau brengt wel kosten met zich mee. Die kosten zijn bij een factuurbedrag tot € 2.500 minimaal € 40 en maximaal 15% van het factuurbedrag. Dat procentuele tarief daalt als de schuldbedragen oplopen. Die incassokosten worden verhaald op je klant, maar je moet nog maar zien of dat succesvol is. Overweeg daarom altijd of je wel een incassotraject in wilt.
"}},{"componentType":"paragraph","title":"Je kunt getrapt escaleren: deurwaarder en advocaat","richBody":{"value":"Een goede ondernemer zorgt dat betalingen op tijd binnenkomen. Om dit, en meer zaken, goed bij te houden, heb je een goed boekhoudprogramma met bankkoppeling nodig. Een zakelijke rekening geeft je een overzicht van alle zakelijke transacties. Gelukkig kun je veel boekhoudprogramma’s direct aan je zakelijke rekening koppelen zodat je alles in één overzicht houdt. Zo kun je tijdig ingrijpen als een rekening niet wordt betaald.
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"Je kunt je ook verzekeren tegen niet-betalende klanten"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"Met een rechtsbijstandsverzekering ben je goed voorbereid als je klanten niet betalen. Deze dekt juridische kosten (niet alleen bij niet-betalende klanten) en geeft je recht op juridische bijstand. Met de dekking ‘incassorechtsbijstand' krijg je hulp om openstaande rekeningen te incasseren.
Zorg er ook voor dat je geen financiële problemen krijgt als een klant niet betaalt. Dat kan met een zakelijk rekening-courant krediet. Dit geeft je een flexibele kredietruimte wanneer jij die nodig hebt.
"},"alignedImage":{"position":"right","transformBaseUrl":"https://assets.ing.com/transform/b1335790-e008-4ebc-910c-62fd7d995e51/Betalingsherinnering","original":"https://assets.ing.com/m/153f4ddce81e22e3/original/Betalingsherinnering.jpg","extension":"jpg"}},{"componentType":"paragraph","title":"Check de financiële situatie van klanten","richBody":{"value":"Een andere tip is om je zakelijke klanten te screenen. Daarmee verklein je de kans op grote betalingsachterstanden. De jaarrekening van je klant geeft je daarbij veel informatie. Deze kun je inzien bij de Kamer van Koophandel.
"}},{"componentType":"linkList","iconTitle":{"icon":{"transformBaseUrl":"https://assets.ing.com/transform/712f0411-7ffc-473e-bf7e-7c27d9e265bc/Feedback-Light_Bulb_Filledin","type":"image","width":24,"altTextNL":"\"\"","original":"https://assets.ing.com/m/1a0207ffb56322e/original/Feedback-Light_Bulb_Filledin.svg","extension":"svg"},"title":"Ook interessant voor jou"},"textLinks":[{"url":"/zakelijk/digitaal-bankieren/eenvoudig-boekhouden","text":"Tips voor eenvoudig boekhouden"},{"url":"/zakelijk/verzekeren","text":"Bedrijfsverzekeringen simpel uitgelegd"},{"url":"/zakelijk/eigen-bedrijf-starten/betalingsherinnering","text":"Betalingsherinnering maken"},{"url":"/zakelijk/administratie/omzetbelasting-zzp","text":"Omzetbelasting: zo werkt het"},{"url":"/zakelijk/administratie/btw-aangifte-zzp","text":"Btw aangifte doen zzp'ers"},{"url":"/zakelijk/eigen-bedrijf-starten/factuur","text":"Factuur opstellen"},{"url":"/zakelijk/geld-ontvangen/pinapparaat","text":"Pinapparaat kiezen"}]}]}}}